A Neptun.Net egyik legnagyobb innovációja, a pénzügyi mátrix az intézmények pénzügyeinek elszámolásában nyit új dimenziót. A pénzügyi mátrix a kifizetések és bevételek egyszerű, hibamentes elszámolását és automatikusan generált, valós idejű kimutatások készítését egyszerre teszi lehetővé. Ez annak köszönhető, hogy szerkezetéből adódóan bármilyen felsőoktatási intézmény tanulmányi és egyéb pénzügyi elszámolását képes teljes struktúrájában számon tartani.

A pénzügyi mátrix felépítése:

• A pénzügyi mátrix oszlopai a be- és kifizetési pénzügyi jogcímek (pl. IV, tandíj, kollégiumdíj, ösztöndíj, stb.).

• A sorok a szervezeti fában lévő egyes szervezeti egységek, hierarchiájuknak megfelelően (Intézmény, Centrumok, Karok, Tanszékek (T), stb.).

• A szervezeti egység sorok igény esetén felbonthatóak a szervezeti egységekhez tartozó képzésekre (K).

• Amennyiben szükséges, a képzési sorok tovább bonthatóak telephelyekre (Th.), amennyiben több telephelyen folyik a képzés és azt pénzügyileg meg kell különböztetni.

• A pénzügyi mátrix elemei a különböző pénzügyi kódok (PK). Ezekhez adhatóak meg különböző paraméterek és értékek (főkönyvi szám, témaszám, befizetési módok, igazolás típusok, stb.).

• A pénzügyi kódhoz többek között tartozhatnak tipikus befizetési értékek, mint például az ismételt vizsga-díjak (pl. IV esetén 500 Ft, 1000 Ft, stb.), vagy szolgáltatási díjak és típusok (pl. pót- mérés: 500 Ft, házi feladat pótlás: 1000 Ft stb.).

Az itt vázolt adatszervezéssel, logikai felépítéssel és a csoportos műveletekkel könnyen és gyorsan karbantarthatóak az intézmény pénzügyi adatai. A különböző pénzügyi kódokból könnyedén lehet csoportokat kiválasztani, és azok paramétereit (pl.: témaszám, ÁFA, a lehetséges befizetési módok, stb.) ekkor együtt lehet beállítani.

Lehetséges például az egy pénzügyi jogcímhez tartozó pénzügyi kódok kiválasztása (az ábrában ezt jelzi a szürke terület), de ugyanilyen egyszerűen egy szervezeti egységhez tartozó kódok paraméterei is szerkeszthetők (az ábrában ezt a különböző színnel körbekerített területek jelzik).

Emellett lehetőség van szabadon kiválasztani pénzügyi kódokat (az ábrán egy példa erre a feketével körbekerített kockák), és ekkor ezek tulajdonságai szerkeszthetőek közösen.

A pénzügyekről készült kimutatások ugyanilyen könnyen csoportosíthatóak és személyre szabhatóak. Mivel a rendszer integráltan tartalmazza az intézmény összes pénzügyi folyamatát, ezért a kimutatások mindig naprakészek lesznek.

Miért hasznos a pénzügyi mátrix?

• A hallgatók hiba és tévedés nélkül tudják maguknak kiírni az IV és szolgáltatás típusú befizetéseiket, ezáltal mentesítik az intézmény dolgozóit.

• Az intézmények dolgozói esetében is felügyeli a rendszer, hogy csak a hozzájuk rendelt szervezeti egységekhez és/vagy képzésekhez tudjanak tételt felvenni

• Megkönnyíti a pénzügyi folyamatok kategorizálását és paraméterezhető jellegét.

• 15-20 pénzügyi jogcímmel egy intézmény összes pénzügyi folyamata leképezhető és nyomon követhető.

• Idő-, energia-, és költségmegtakarítást tesz lehetővé az egyszerű kezelhetőségnek és az integráltságnak köszönhetően.

• Naprakész, strukturált pénzügyi kimutatások készítésének lehetősége.