Az intézményekben egyre nagyobb igény mutatkozott az elmúlt időben annak a megoldására, hogy a hallgatók a Tanulmányi Hivatalba ne egy időben jelenjenek meg, ne alakuljanak ki hosszú sorok a terhelt időszakokban, és a Tanulmányi Hivatal munkatársai is tervezni tudják a munkájukat, ezért ennek a megoldására egy olyan foglalási rendszer megvalósítására volt szükség, amelynek használatával a hallgató a tanulmányi rendszerből tud jelentkezni az ügyintézési terület és ügyintézés helyének megválasztásával egy szabad időpontra.

A Ramsys informatikai fejlesztő és szolgáltató Zrt. 10 éve foglalkozik ügyfélirányítási időgazdálkodási rendszerek fejlesztésével.  Ezt az okmányirodai gyökerekkel rendelkező timeR modult integráltuk a Neptun.Net -be, hogy  a hallgatók is hozzájuthassanak a várakozás mentes ügyintézés “élményéhez”.

A TimeR modulról röviden:

• Több éves szakmai tapasztalattal fejlesztett informatikai megoldás az időgazdálkodásra web böngészőn és NEPTUNON keresztül elérhető funkciókkal.

• Magas biztonsági szint a hálózati és program kapcsolatok kialakítására.
 

• A korszerű ügyféltéri hardver egységek használata (érintőképernyős terminál, grafikus megjelenítő)
 

• Több telephely és ügyintézési terület kezelése.

• Lehetőség van különböző jogosultsági szintek kezelésére.

• Feladatok központi menedzselése.
 

• Szabadon szerkeszthető sablonrendszer a különböző funkciók megvalósításához.

A hallgató szempontjai:

• A TimeR-en keresztül a hallgató helytől és időtől függetlenül elvégezheti a jelentkezését.
• A hallgató láthatja, hogy korábban milyen időpontokra jelentkezett, mely időpontokra vannak előjegyzései, illetve automatikus üzenetet kap, ha valamelyik előjegyzése bármi okból változik.
• Az ügyintézést szoros időrendbe kell beilleszteni – ütközések.
• A TimeR biztosítja a legmegfelelőbb időpont kiválasztását.
• Interaktív kommunikáció alakítható ki az ügyintézési hellyel - a pontos ügyintézés biztosítása érdekében.

Az ügyintéző szempontjai:

• Az ügyintézők a TimeR kliensen keresztül látják pontosan, hogy ki mikorra jelentkezett be, bármilyen váratlan esemény esetén a jelentkezések időpontja módosítható, törölhető, amiről a jelentkező automatikus értesítést kaphat.
• Az ügyintézők napi munkavégzése szervezhetővé válik.
• Várhatóan a hallgató a lefoglalt időpontban, felkészülten érkezik az ügyintézésre.
• Nem jelent kapacitás kiesést a nem megjelenő hallgató.
• Tervezhető az ügyintézési szünet.

A vezető szempontjai:

• On-line monitorozási lehetőség.
• Tetszőlegesen választott adatokból statisztika készítése.
• Ügyfélfogadás és időgazdálkodás érintő eseményekről automatikus értesítés küldése.
• Megoldási javaslatok feltárása.
• Teljesítmény értékelés támogatása.