A tanulmányi ügyintézés támogatása a Neptun.Net alapvető és legfontosabb feladata, hiszen több mint 10 évvel ezelőtt a programot alapvetően erre a célra kezdtük el kifejleszteni. Éppen ezért a rendszer ma már számos olyan funkciót tartalmaz, mely ezen a területen igyekszik könnyebbé és átláthatóbbá tenni a felsőoktatási intézmények működését.

A tájékoztató anyagnak ebben a részében kiragadunk pár folyamatot a teljesség igénye nélkül.  

A Neptun.Net struktúrájának köszönhetően az intézmény szervezeti felépítése, a felhasználók tevékenysége alapján meghatározható és korlátozható, sokrétű  feladatellátásra alkalmas. Végezhető például tanulmányi, oktatásszervezési, tanszéki, kollégiumi adminisztráció. Ugyanakkor a különböző funkciók fejlesztése során végig arra helyeztük a hangsúlyt, hogy a különböző felhasználói csoportok adminisztratív feladataik zömét ne időhöz és helyhez kötötten intézzék, vagyis ne kelljen az ügyintézés során a hallgatónak, oktatónak, adminisztrátornak minden esetben személyesen találkoznia. Ennek eredményeként ma már a Neptun.Net-et használó intézményekben Interneten keresztül megvalósítható például a regisztráció (beiratkozás/ bejelentkezés), a diákok személyes adatainak módosítása, tárgy és vizsgajelentkezés, eredmények bevezetése, okiratok kibocsátása, kérvények beadása, befizetések kezelése, oktatók hallgatói véleményezése, vagy a kollégiumokkal kapcsolatos adminisztráció és egyéb további funkciók.

Az oktatásszervezés a tanulmányi adminisztráció kiemelten kezelendő része. Keretein belül létrehozhatók képzések, szakok, szakirányok, ezekhez rendelhetők mintatantervek tantárgyakkal, melyekhez a félévekben kurzusok hirdethetők oktatókkal, létszámlimitekkel. Megadható hozzájuk minden fontos adatuk, melyek alapján nyilvántartások, statisztikák, kimutatások is elkészíthetőek, segítve a tanévek megtervezését. Ugyanakkor tematika, tárgyleírás, kötelező irodalom is rögzíthető a tárgyakhoz, ami a hallgatók tájékoztatását segíti, például lehetőség van a tárgytematika eredménnyel együtt történő nyomtatására a hallgatói webes felületről.

A kurzusokhoz tartozó oktatói, teremadatok és intézmény által definiált idősávok segítségével órarend is létrehozható, melynek segítségével a hallgatók is látják időbeosztásukat.

Ugyanakkor az oktatók számára elérhető a saját kurzusaik hallgatóival kapcsolatos minden információ. Vezethetnek katalógust, de a félév során írhatnak ki feladatokat, bevezethetik ezek értékelését a rendszerbe. Végezhetnek vizsgaalkalom kiírást, felrögzíthetik az aláírásokat, érdemjegyeket, üzenetet küldhetnek saját hallgatóinak.

Mára a hallgatók webes felülete is végtelen számú lehetőséget biztosít. Az oktatási év egyes időszakainak meghatározása után akár otthonról jelentkezhetnek be a félévre, tárgyakat vehetnek fel, jelentkezhetnek vizsgára, vagy ezeken határidőn belül módosítást is végezhetnek. A különböző tanulmányi és egyéb ügyekben elektronikusan is nyújthatnak be kérvényeket, melyek biztosan a megfelelő fórumhoz kerülnek elbírálásra. A tanulmányaikkal, személyes adataikkal kapcsolatos minden módosításról, bejegyzésről azonnal tájékozódhatnak.

A hallgatók további kényelmét szolgálhatja például az időpont-foglaló (TimeR), az átlátható kérdőíveket készítő, kezelő modul (Unipoll), vagy a Neptun SMS modul, mely segíti a hallgatókat a gyors tájékozódásban.

Talán az egyik legfontosabb tényező, amire a fejlesztés során összpontosítottunk, az volt, hogy minél nagyobb segítséget nyújtsunk az intézményeknek a bonyolult és nehezen átlátható tanulmányi adminisztrációs feladatok kezelésében. Ennek a célnak a figyelembevételével mára sikerült elérnünk például azt, hogy a felsőoktatási intézmények képesek egy rendszerben, egyszerűen és átláthatóan kezelni a hallgatók tanulmányainak teljes folyamatát. Kezdve a hallgatók személyes adataival, jogviszony- és képzésadatok, különböző tanulmányi státuszok, finanszírozási formák tarthatók nyilván, melyekre akár külön-külön is érvényesíthetők különböző adminisztrációs eljárások, feltételek és követelmények.

Az ügyintézők naprakész információkkal rendelkeznek a hallgatók tanulmányi eredményeiről, tárgyfelvételek és vizsgák számáról. Figyelemmel kísérhetik a hallgatói kérvények folyamatát, és a döntés alapján bevezethetnek hivatalos bejegyzést, illetve határozatot generálhatnak a hallgatóhoz.

A nyilvántartás számára berögzíthetőek a hallgatók gyakorlati helyei a szükséges adatokkal, és a szakdolgozatok is bevezethetőek a bírálatokkal, eredményekkel együtt.

A Tanulmányi Hivatal munkatársait a TVSZ által tetszőlegesen meghatározott számítás (algoritmus) segíti a féléves átlagoláskor, mely lefuttatható akár képzésenként egyetlen gombnyomással, ezután az említett képzés hallgatóinak féléve csoportosan lezárható.

A rendszerben rögzíthető úgynevezett mérföldkő, melynek ellenőrzésével a tanulmányok során meghatározottan ütemezett követelmények teljesítése mérhető.

Az előrehaladás vizsgálat a hallgató tanulmányainak aktuális állapotáról ad tájékoztatást, mely a tanulmányok lezárásának ellenőrzésekor elengedhetetlen. Napjaink elvárásainak megfelelően egyszerűen lehetséges átsorolást, úgynevezett rangsorokat készíteni.

A Tanulmányi Osztályok leterheltségéhez nagyban hozzájárul a különféle igazolások kiadása, a jogszabályokban előírt bizonylatok készítése. A Neptun.Net a tárolt adatokból a megfelelő sablon kiválasztása után képes az igazolások, törzslapok, index-etikettek, elektronikusan tárolt leckekönyvek generálására, melyek akár csoportosan is nyomtathatóak. A záróvizsga szervezésében is segítséget nyújt a program, és a záróvizsga és oklevél adatok berögzítését követően oklevél, és oklevél igazolás is nyomtatható a hallgatók számára.