A Neptun.Net E-okmányok moduljában lehetőség van a programban tárolt adatokból Törzslap, Elektronikus index, valamint Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv kiadására.

A Törzslap nyomtatványok programból történő kiadása helyettesíti a hagyományos Törzskönyvek használatát, melyet az intézmény a korábban alkalmazott eljárások szerint kézzel töltött ki, ill. index másolatokkal töltött fel.  Ezen eljárásban az adatok visszakereshetősége nehézkes és a kész törzskönyvek beköttetése, tárolása költséges.

A törzskönyvezés ezen problémáira kínál megoldást a Neptun Tanulmányi Rendszerből kinyomtatható törzslap. A törzslap a jogszabálynak megfelelő adatokat tartalmazza. A nyomtatványok formáját az intézmény a saját igényeinek megfelelően alakíthatja ki és az általunk kiajánlott formátumtól eltérhet. Az előállítás szabályait saját szabályzataiban kell rögzítenie. A törzslap kinyomtatásakor mindenkor a programban szereplő adatokból készülnek el a nyomtatványok. A nyomtatvány kiadásának ideje, a kiadó személye tárolásra kerül. Így a törzslap kiadása is azonnal visszakereshető, nyomon követhető. A törzslapok papír alapú tárolás mellett pdf-ben is tárolhatóak.

Az Elektronikus index nyomtatványokkal a hagyományos index oldalainak megfelelő adattartalmakat van lehetőség etikett formában kinyomtatni.  A különböző oldalak, mint pl. hallgató adatai, indexsor bejegyzések, határozatok stb. etikettre nyomtathatóak. A kinyomtatott etikettek kerülnek beragasztásra a hagyományos „fekete” indexbe.

Az Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv nyomtatvánnyal a hallgató leckekönyvének minden oldala egyszerre nyomtatható A/4- es formában. A nyomtatványon megjelenítethető adatok a jogszabálynak megfelelően kerülnek megjelenítésre. Az Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv formáját az intézmény maga alakíthatja ki, az általunk kiajánlott formátumtól eltérhet és az eljárást saját intézményi szabályzatában kell rögzítenie. Az Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv kiadásakor a programban aktuálisan szereplő adatok kerülnek megjelenítésre. Az adatok megjelenítésének rendje feltételekkel szabályozható. A nyomtatványból több típus is készíthető, így a különböző képzési szinteken más-más adatokat megjelenítő Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv adható ki.

A Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv kiadásának ténye, a kiadott nyomtatvány, valamint a kiadó személye tárolásra kerül. Ez alapján a kiadott elektronikus leckekönyvek is visszakereshetőek és nyomon követhetőek. Kiadás után lezárható a nyomtatvány, ezzel a további nyomtatás megakadályozható, a kiadott nyomtatványról másodlat készíthető.

Az Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv használata teljes mértékben kiváltja a hagyományos „fekete” leckekönyvet. Használatával nincs szükség a leckekönyvek tárolására, hallgatóknak kiadására, folyamatos adat ellenőrzésére, az oktatóknak a leckekönyvbe az eredmények bejegyzésére. A hallgató leckekönyvet az előírásoknak megfelelően a tanulmányai befejezését követően kapja meg. Az eredmények bejegyzése, rögzítése oktató által a programban történik, ill. bizonyos vizsgatípusok esetén eredménylap kiadásával. A félévi teljesítések igazolására külön nyomtatvány szolgál. A Elektronikusan tárolt és nyomtatott leckekönyv kiadási és eljárási rendjét az intézmény szabályzata tartalmazza.

Az E-okmányokról pontokba szedve:

• Helyettesítik a hagyományos törzskönyv készítését.

• Mindenkor a programban szereplő aktuális adatokból készül el a nyomtatvány.

• A törzslap nyomtatványok kiadása, a kiadó személye tárolásra kerül a programban.

• A nyomtatványok tárolása, kiadása jelentős humán erőforrás és költségmegtakarítást eredményez.

• Egy rendszerben kell karbantartani és nyomon követni az adatok változását.

• Mindhárom E-okmánynál több típusú nyomtatvány használható.

• Oktatók, hallgatók, ügyintézők számára lényegesen egyszerűbb eljárási rend.